Todo gestor sabe da importância de planejar bem o ano seguinte, mas nas pequenas e médias empresas esse ritual é constantemente negligenciado, afinal ele concorre com a urgência das questões do dia a dia, e separar tempo para focar no planejamento parece impossível.

Primeiro você precisa entender que existem 3 tipos de planejamento (estratégico, orçamentário e tributário), sendo eles complementares para definição do curso da empresa.

1. Estratégico: O planejamento estratégico é basicamente a definição dos objetivos da empresa levando em consideração sua identidade, valores, mercado, resultados passados e projeções para o futuro.


2. Orçamentário: O planejamento orçamentário é feito a partir da projeção dos valores de entrada e saída com o objetivo de guiar as metas comerciais e financeiras.


3. Tributário: O planejamento tributário é a definição do modelo tributário mais vantajoso, e que será adotado pela empresa com base no cenário orçamentário projetado.


Quando devo fazer o planejamento estratégico?


É recomendável que o planejamento seja feito antes do encerramento do ano (entre e dezembro), para que haja tempo para comunicar e engajar o time no cumprimento dos desafios propostos.


Pensando nisso preparamos um método em 5 etapas para que você consiga fazer o planejamento anual completo de forma eficiente e objetiva!


1ª Etapa: Análise dos Indicadores de Mercado


Antes de iniciar os trabalhos é importante revisar com todo time os números da empresa em comparação com os indicadores de mercado. Alguns dados importantes que você deve saber são:

* Qual foi o crescimento da empresa no ano;

* Qual é a margem líquida da empresa;

* Qual foi a alíquota efetiva no ano;

* Qual foi o crescimento do mercado onde a empresa atua;

*Quais produtos e serviços são oferecidos por seus concorrentes.

Uma boa forma de encontrar informações de mercado é através das associações dos setores, que realizam pesquisas e disponibilizam os resultados em seus portais oficiais.


É recomendável que participem do planejamento toda diretoria e cargos com alto poder de decisão na empresa. Compartilhe estas informações com todos eles.


2ª Etapa: Planejamento Estratégico


Entendendo o comportamento do seu segmento e dos seus consumidores, a gestão está pronta para iniciar o planejamento estratégico. Este é um momento de estudo e discussão, que deve seguir os 4 passos a seguir:

2.1. Análise SWOT: A análise SWOT é uma ferramenta de gestão que se baseia no estudo das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa. SWOT é uma sigla para Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats).


Veja o exemplo abaixo sobre como realizar a análise:



2.2. Missão, visão e valores (MVV): Através do MVV a empresa alinha o seu propósito, o que deve necessariamente refletir no presente e futuro do empreendimento. Veja os exemplos abaixo:


Exemplos de missão, visão e valores:

Lupo:
Missão: ser um time obstinado em prever e atender as necessidades dos clientes e consumidores, sempre agregando valores;
Visão: ser marca líder e inspirar paixão em quem produz e em quem usa;
Valores: honestidade, respeito e dedicação.

Adidas:
Missão: ser a marca líder mundial em artigos de esportes;
Visão: nossa paixão por esportes faz do mundo um lugar melhor;
Valores: apaixonados; autênticos; comprometidos; honestos; inovadores e inspiradores.

2.3. Objetivos, metas e indicadores:
A definição dos objetivos que vão direcionar a companhia no ano seguinte são o coração do planejamento estratégico, e devem na sequência embasar as metas e indicadores para acompanhamento. É recomendável evitar muitas metas estratégicas, neste momento “menos é mais”, de 3 a 5 metas possíveis e desafiadoras são suficientes para engajar o time e
direcionar os esforços. Exemplos:

  • Faturar R$ 4.000.000,00 (Quatro milhões de reais) até 31/12/2023;
  • Margem Líquida de 15%;
  • NPS 9 – Zona de excelência em 15/12/2023.


2.4. Plano de Ação:
Com todas as metas definidas, é hora de planejar quais ações devem ser adotadas para alcançá-las. Uma bela ferramenta administrativa para que seja feito o plano de ação é o 5W2H, que funciona como um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com clareza e eficiência por todos os envolvidos.

Obs. Vincule ações para todas as metas da empresa, em alguns casos serão várias ações para uma única meta.


3ª Etapa: Planejamento Orçamentário


Com as definições estratégicas estabelecidas, agora é o momento de projetar o orçamento para o ano seguinte. O objetivo do planejamento orçamentário é saber quais são os limites de gastos por categoria a fim de alcançar os resultados desejados.


Tenha em mãos os resultados da empresa até o momento do planejamento antes de iniciar a projeção para o ano seguinte. Lembre-se, quanto melhor forem os dados para avaliação no ano corrente, mais rica e assertiva será a projeção do ano seguinte.


Podemos desmembrar o planejamento orçamentário em duas etapas:


A. Projeção de Receitas: Nesta etapa lembre-se de considerar as metas de vendas estabelecidas, reajuste anual dos preços, sazonalidade e eventual perda de cliente.


B. Projeção de Custos e Despesas: Nesta etapa lembre-se de considerar cortes de custos, reajustes de salários, reajustes de fornecedores, mudanças na taxa de juros e custos dos novos projetos estabelecidos no planejamento estratégico.


Imprevistos acontecem e por isso é fundamental projetar com prudência, ou seja, receitas pelo mínimo valor previsto e despesas pelo máximo valor previsto.


4ª Etapa: Planejamento Tributário


Os tributos integram o orçamento, contudo só é possível comparar os regimes e fazer a melhor opção com a projeção das receitas, custos e despesas. Nesta etapa é indispensável a participação do time contábil, pois uma eventual mudança no regime tributário não altera apenas o valor dos tributos, mas também pode exigir adequações e controles internos antes inexistentes.


A legislação tributária está em constante mudança e é importante verificar se existem alterações previstas que afetem a apuração da empresa. Neste sentido também é necessário mapear a benefícios e incentivos fiscais disponíveis.


Por fim, faça a opção pelo regime mais vantajoso sob todos os aspectos possíveis.


5ª Etapa: Consolidação e Apresentação


Na consolidação a gestão deve rever se todo o planejamento (estratégico + orçamentário + tributário) continua compatível com os objetivos e se todos estão de acordo com as premissas adotadas. É muito comum que projetos sejam cortados no momento  da consolidação, uma vez que extrapolem os limites do orçamento com a inclusão dos tributos.


Após a revisão e conclusão temos o momento mais importante do planejamento, a PUBLICIDADE! A apresentação precisa engajar o time nos objetivos, portanto seja cirúrgico em demonstrar quais benefícios o crescimento vai proporcionar a todos. Dê destaque às metas e envolva a equipe operacional. Aproveite o momento para destacar as conquistas e prove que o que foi proposto é possível!


E agora? Acabou? NÃO! Esta foi a parte fácil!


O grande desafio está no cumprimento do que foi proposto. Crie rituais de acompanhamento com a liderança e reforce diariamente o compromisso com os resultados. Erros fazem parte do processo, aprenda com eles e seja mais assertivo no próximo planejamento. Siga estes passos e esteja um passo a frente de inúmeras empresas que “não tiveram tempo para se planejar”.